PLAN DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO


Fecha: 16 de marzo del 2020

El siguiente es el Plan de Continuidad del negocio de IEB S.A. que busca garantizar la sostenibilidad de la empresa y su activa participación en el manejo y control de la amenaza pública que estamos afrontando como sociedad.

  1. DESCRIPCIÓN Y MANEJO DEL EVENTO

 Para Ingeniería Especializada S.A es de capital importancia la salud pública (colaboradores, familias, sociedad general), por lo que, ante el nuevo coronavirus (COVID-19) que ha sido catalogado por la Organización Mundial de la Salud como una emergencia en salud pública de importancia internacional (ESPII), tiene en cuenta lo siguiente:

Los coronavirus (CoV) son virus que surgen periódicamente en diferentes áreas del mundo y que causan Infección Respiratoria Aguda (IRA), es decir gripa, que puede llegar a ser leve, moderada o grave.

¿Cómo se Transmite?

La infección se produce cuando una persona enferma tose o estornuda y expulsa partículas del virus que entran en contacto con otras personas. Este mecanismo es similar al de otras infecciones respiratorias Agudas (IRA).

¿A quiénes afecta?

Se conoce que cualquier persona puede infectarse, independientemente de su edad, pero hasta el momento se han registrado relativamente pocos casos de COVID-19 en niños. La enfermedad es mortal en algunas ocasiones, y hasta ahora las víctimas mortales han sido principalmente personas de edad avanzada que ya padecían una enfermedad.

¿Cuáles son los síntomas?

1. Fiebre de difícil control, mayor a 37.5° y por más de 3 días

2. Tos

3. Dificultad para respirar

4. Fatiga

5. Secreciones nasales

6. Malestar General

¿Medidas de Prevención?

La medida más efectiva para prevenir el COVID-19 es lavarse las manos correctamente, con agua y jabón. Hacerlo frecuentemente reduce hasta en 50% el riesgo de contraer coronavirus. De igual manera, se recomiendan otras medidas preventivas cotidianas para ayudar a prevenir la propagación de enfermedades respiratorias, como:

  • Evitar el contacto cercano con personas enfermas
  • Al estornudar, cubrirse con la parte interna del codo
  • Limpiar y desinfectar los objetos y las superficies que se tocan frecuentemente como el teclado, Mouse, Teléfono, escritorio, entré otras, con elementos que ayuden en la desinfección como lo son: Límpido, alcohol, vinagre; utilizar toallas desechables o un trapo y después de su uso lavarlo.
  • Ventilar la casa
  • Si requiere salir de casa para compra de alimentos, medicamentos o citas médicas deberá mantener distancia por lo menos de 1.5 metros de las personas y llevar antibacterial o alcohol para la constante limpieza de manos, evite utilizar ambas manos.
  • Evite hacer compras en grupo familiar
  • Al ingreso a casa quítese la ropa y llévela a lavadora, como también lávese las manos y la cara con abundante agua y jabón.
  • Consuma alimentos ricos en vitamina c como son el limón, naranja, piña, mandarina entre otros, estos te ayudaran a fortalecer el cuerpo.
  • Evitar saludar de mano y beso
  • A partir del 17 de marzo hasta el 29 de marzo el personal de IEB deberá trabajar en casa y organizar con el líder de área las actividades a desarrollar.
  • Si una persona presenta síntomas de gripa debe permanecer trabajando en casa hasta su recuperación e informar al jefe inmediato y al cliente.
  • Si por las actividades que desarrolla debe ir a las instalaciones de IEB o cliente, organizar con el líder del área y cliente un horario flexible en donde se eviten los horarios picos para la entrada y salida de las instalaciones.
  • Utiliza vehículo placa blanca para el desplazamiento hacia el cliente.
  • El personal que requiera dotación deberá realizar un inventario de lo que necesita para la ejecución de sus actividades en campo y deberá solicitarlas entre el día 16 y 17 de marzo en el área de SST.
  • Reportar al área de SST al correo de natalia.jaramillo@ieb.co o al teléfono 312 725 31 41 si llega a presentar alguno de los síntomas del COVID-19
  • Si se llegan a incapacitar deberán enviar el soporte de la incapacidad al correo de lucia.guapacha@ieb.co o luz.obando@ieb.co.

Recuerde: es una obligación legal dar una declaración veraz y completa a las autoridades migratorias y de salud.

¿Qué hacer si se presentan síntomas como fiebre, tos o dificultad respiratoria después de varios días de la llegada?

Si dentro de los 14 días posteriores al ingreso al país llega a presentar fiebre, tos, secreciones nasales (mocos) y malestar es muy importante que siga las siguientes indicaciones: El autoaislamiento es quedarse en su casa o en el alojamiento donde se encuentre, mientras no tenga dificultad respiratoria.

  • Si se encuentra en un hotel informe inmediatamente a la recepción.
  • Si está en su casa o en un alojamiento sin recepción se recomienda permanecer en ella hasta superar la enfermedad.
  • Si presenta dificultad para respirar y fiebre por más de 2 días debe ir al servicio de salud.
  • Utilizar tapabocas para evitar que se transmita a otras personas.
  • Para estornudar o toser utilizar pañuelos desechables y descartarlos inmediatamente
  • después de su uso. En caso de no disponer de pañuelos taparse la nariz y la boca con la parte interna del brazo.
  • Lavarse las manos con agua y jabón después de toser o estornudar, después de ir al baño y antes de consumir o preparar alimentos. Tomar abundantes líquidos.

2. RECOMENDACIONES PARA VIAJEROS

  • Tratar de evitar los viajes personales tanto nacionales como internacionales.
  •  Los viajes internacionales bajo las restricciones del ministerio de salud deberán ser suspendidos hasta nueva orden.
  • Los viajes nacionales desde el 17 de marzo hasta el 29 de marzo quedan suspendidos, los casos particulares se discutirán en gerencia.
  • Si van a viajar a otra ciudad en Colombia deberán utilizar tapabocas en el transcurso del viaje y aeropuertos como también usar el antibacterial portátil que se les brindará, y acatar las recomendaciones establecidas anteriormente.

Para viajes internacionales:

  • A su llegada a Colombia deberá informar los países donde ha estado en los últimos 14 días. Si ha estado en países donde hay posibilidades de haberse infectado, le realizarán preguntas sobre su estado de salud.
  • Si durante el vuelo presenta fiebre, informarle de inmediato al personal de la tripulación, ellos indicarán las acciones a seguir.
  • El personal que regrese de otros países donde hay casos confirmados deberá realizar trabajo en casa por los 14 días siguientes independiente de que tenga los síntomas o no.

3. ASEGURAMIENTO DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

  • Ingeniería Especializad S.A cuenta con un DataCenter conformado por una granja de cinco servidores físicos, tres de los cuales conforman un DataCenter virtual que alberga una granja de 68 servidores virtuales. Este ambiente virtualizado permite una gran flexibilidad y el adecuado manejo de los recursos informáticos para maximizar y mejorar la prestación de los servicios que se tornen críticos. La empresa cuenta entonces con una nube privada dentro de sus instalaciones para ofrecer los servicios tecnológicos necesarios a sus colaboradores y clientes garantizando siempre la seguridad de la información, así como el control de sus recursos físicos, para maximizar su aprovechamiento y buen uso. Esta nube está disponible para todos sus colaboradores por fuera de sus oficinas mediante una red virtual privada (VPN) que genera un canal seguro de acceso y de esta manera permite el teletrabajo a fin de no afectar en ningún momento las operaciones de la empresa bajo las actuales circunstancias.
  •   Con este sistema de funcionamiento, acompañado de la plataforma ERP de desarrollo propio (SIG+), el control y desarrollo de los proyectos se puede hacer de forma remota en tiempo real. · Para las comunicaciones desde los hogares se tienen las redes Wi-Fi que en casos necesarios se han reforzado con Módems y con celulares. Se dispone además de diversos software para reuniones y comunicaciones virtuales.
  •   La alta disponibilidad en software la otorga VMWare mediante el movimiento de los servidores virtuales entre cada uno de los servidores físicos dependiendo del uso de recursos como procesamiento o memoria RAM que esté requiriendo la máquina virtual, así mismo como contar con la posibilidad de ser tolerante a fallos, como por ejemplo la salida de uno o incluso dos servidores físicos, dejando el servicio completamente funcional aunque un poco reducido en rendimiento.
  •   En cuanto a hardware todos los servidores son tolerantes a fallos pues cuentan con doble fuente de poder y doble conexión a internet, lo cual garantiza continuidad en el servicio ante inconvenientes físicos de los servidores.
  • Las salidas hacia internet se realizan a través de dos proveedores de internet diferentes a fin de no ser vulnerables a las caídas de internet por parte de un solo proveedor, logrando aprovechar el balanceo de cargas cuando ambos canales están funcionando con normalidad.
  •   Con el objetivo de que todo el proceso de comunicación sea gestionado de forma segura se tiene una política exigente de contraseñas.
  •   La Seguridad Perimetral – UTM se logra con el dispositivo Fortinet Alta Disponibilidad o HA (High Availability), que permanece constantemente conectado a los servidores de Fortinet en Estados Unidos, lo cual permite que estar siempre al día con respecto a nuevos virus, vulnerabilidades de la red, gusanos, ataques de spam y phishing. Los servidores tienen instalado el servicio “Fail2ban” cuya función principal es bloquear (bannear) al dispositivo que intente autenticarse erróneamente. Este proceso se hace a nivel de servidor y garantiza que el servidor no se encuentre expuesto a un ataque de fuerza bruta, bien sea si eventualmente el ataque logra pasar el Fortinet o se hace desde la red interna.
  •   La gestión del backup sigue la regla de 3-2-1 (basados en Acronis) que es una buena práctica recomendada para el funcionamiento de un entorno virtual robusto.
  •   Las instalaciones físicas de la empresa tienen vigilancia las 24 horas, tienen un sistema de alarmas contra intrusos y una puerta de seguridad moderna.

Para garantizar que incluso en estos duros momentos de incertidumbre y amenaza social, la empresa siga cumpliendo su función de servir, nos hemos estado preparando por muchos años para responder como lo estamos haciendo hoy.

4. RECOMENDACIONES PARA EL TRABAJO EN CASA

  • Debido al alto tráfico de internet se recomienda descargar en sus equipos la información necesaria para trabajar desde casa, especialmente en proyectos con archivos muy pesados. Esto debido a que se espera tráfico simultáneo tanto de los empleados de IEB como del resto de la sociedad haciendo uso de las bandas anchas domiciliarias.
  •   Todo el personal deber verificar con el área de sistemas la instalación de la VPN.
  • Revisar constantemente que la conexión de la VPN no se pierda, ya que esta se inactiva cuando hay periodos de inactividad prolongados.
  • Cualquier inconveniente que tengan sobre la VPN o cualquiera de los servicios informáticos por favor escribir al whatsapp 321 615 54 48 donde el ingeniero Juan Esteban Quiroz recibirá y re direccionará cualquier inquietud.
  • Se deberá continuar con el reporte de horas en la hoja de tiempo a través del SIGMAS, para esto se requiere estar conectado a la VPN.

5. RIESGOS SOCIALES

El pánico y psicología de masas en general, pueden llevar a manifestaciones sociales, actos anárquicos, asaltos, violencia y otras manifestaciones inesperadas en el devenir normal de la comunidad, para lo cual se recomienda:

  • No propagar mensajes apocalípticos, pesimistas o abiertamente antisociales
  •   No asistir a manifestaciones públicas
  •   Salir de la casa solo para actividades importantes que no pueden hacerse vía internet
  • Aprovechar estos espacios de trabajo en el hogar para afianzar lazos familiares
  • Hacer las pausas activas y compartir
  • Observar la salud mental propia y la de los que comparten el mismo espacio, tomando las medidas necesarias si se sospecha de un desborde psicológico.
  • Fomentar lazos de solidaridad con vecinos, familiares y amigos.

6. RIESGOS FINANCIEROS

Reconociendo que la empresa, por su naturaleza de servicios intelectuales y por las previsiones y modernidades que han sido parte integral de su estrategia, se encuentra preparada para afrontar meses de teletrabajo, no puede dejar de considerar que las implicaciones sociales y económicas que se derivan de esta amenaza tienen un alcance muy superior a sus posibilidades como empresa, por lo que tendrá un adecuado control de sus inversiones, gastos y costos para garantizar la liquidez que requiere y para soportar los embates que este evento pueda traer en clientes, proveedores y demás interesados.

Se tienen gestionados ante los bancos, suficientes cupos financieros de préstamo, para cubrir cualquier eventualidad relacionada con la demora en el pago de facturas de algunos clientes importantes. Se acaba de cambiar un monto importante de préstamo de la empresa por una tasa de interés más favorable.

A partir de la fecha todos los costos y gastos que no sean estrictamente necesarios, y que no correspondan directamente a la prestación del servicio, deberán ser consultados y aprobados por la gerencia.

Igual política debe cumplirse con las inversiones, las cuales deberán ser aprobadas en su totalidad por la Junta Directiva. Publíquese y cúmplase;

 

JAIME ALBERTO BLANDON DIAZ

GERENTE GENERA